Weniger Abtippen im Handwerksbüro

Lieferscheine digitalisieren

Welches Material gehört zu welcher Baustelle und welche Menge steht auf dem Lieferschein? Beim Digitalisieren von Lieferscheinen geht es um Angaben, die Sie für Materialzuordnung und Rechnungsprüfung weiterverwenden können. Zettelwirtschaft liest Werte aus dem Beleg und zeigt Fundstellen im Original. Das Ziel für Dachdecker, SHK-Betriebe und den Garten- und Landschaftsbau ist weniger erneutes Abtippen von Lieferdaten. Geliefert, bestellt und tatsächlich verbaut bleiben unterschiedliche Angaben.

Live-Belegtest starten Vorbereitete Beispieldemo

Für den Live-Belegtest: nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

Ein Beleg ohne Anmeldung
Ihr Original bleibt sichtbar
Keine Kreditkarte

Die Aufgabe hinter dem Zettel

Geliefert heißt noch nicht verbaut

Der Baustoffhandel liefert Dachziegel in mehreren Teillieferungen. Ein Lieferschein nennt Stück, ein anderer enthält zusätzlich Paletten und einen handschriftlichen Bruchvermerk. Im Büro werden Liefernummer, Artikel und Mengen erneut erfasst und dem Auftrag zugeordnet. Ein Scan allein klärt weder die tatsächlich angenommene Menge noch, ob Material zurückging oder schon berechnet wurde. Für die Prüfung brauchen Sie den Beleg und die Informationen von der Baustelle.

Diese Angaben können auf Ihrem Beleg stehen

Lieferant, soweit auf dem Beleg genannt
Lieferscheinnummer und Lieferdatum
Bestellnummer oder Auftragsreferenz
Lieferadresse oder Baustelle
Artikelnummer und Artikelbezeichnung
Ausgewiesene Liefermenge
Einheit, etwa Stück, Meter oder Palette
Vermerke zu Teillieferung, Schäden oder Rückgabe

Diese Liste zeigt mögliche Angaben. Der Live-Belegtest wählt die Felder passend zu Ihrem Dokument aus. Im regulären Pilot stimmen wir Ihr eigenes Schema und den Export ab.

Für die weitere Bearbeitung

Lieferdaten für den Abgleich vorbereiten

Weniger erneut erfassen, fehlende Angaben klären und die Abrechnung auf eine vollständigere Grundlage stellen.

Lieferdaten weniger oft neu erfassen

Liefernummer, Datum und Artikelangaben können als ausgelesene Werte für Ihren Abgleich vorliegen. Im Pilot legen wir fest, welche davon in Ihren Export gehören. Ob das bei Ihren Lieferantenbelegen Arbeit spart, prüfen wir anhand Ihrer Beispiele.

Materialzuordnung vorbereiten

Eine vorhandene Bestellreferenz oder Lieferadresse kann bei der Zuordnung zum Bauvorhaben helfen. Kontrollieren Sie diese Angaben vor der Übernahme. Fehlt eine eindeutige Referenz, braucht es eine Rückfrage; der Live-Belegtest gleicht keine Baustellenstammdaten automatisch ab.

Mengen und Einheiten bewusst abgleichen

Sehen Sie an der Fundstelle nach, ob eine Zahl Stück, Gebinde oder Meter bezeichnet. Beziehen Sie Bruch- und Rückgabevermerke in Ihre Prüfung ein. So bereiten Sie den späteren Vergleich mit Bestellung und Rechnung vor; dieser Vergleich erfolgt nicht automatisch.

So gehen Sie vor

Vom Lieferschein zur Materialzuordnung

Beginnen Sie mit einer lesbaren ersten Seite. Der Live-Belegtest zeigt bis zu 12 Werte und ersetzt keine vollständige Verarbeitung Ihres Belegstapels.

Schritt 1

Einen Lieferschein für den Test vorbereiten

Wählen Sie einen Musterbeleg oder einen dauerhaft geschwärzten Lieferschein ohne echte personenbezogene Daten. Tabellenüberschriften, Positionen und unbedenkliche Vermerke sollen lesbar bleiben. Bei langen Lieferscheinen sagt der Test der ersten Seite nichts über die Vollständigkeit der Folgeseiten aus.

Schritt 2

Den Live-Belegtest ohne Konto starten

Google Gemini wählt passende Felder aus Ihrer hochgeladenen Datei und liefert bis zu 12 Werte mit Fundstellen von der ersten Seite. Unterschiedliche Lieferantenformate sind probierbar, eine vollständige Positionstabelle ist nicht zugesagt. Die vorbereitete Beispieldemo zeigt die Prüfung fiktiver Werte und liest keinen eigenen Lieferschein aus.

Schritt 3

Lieferangaben mit dem Original vergleichen

Prüfen Sie Liefernummer, Auftragsbezug, Artikel, Menge und Einheit. Eine gedruckte Menge und ein handschriftlicher Korrekturvermerk können voneinander abweichen. Klären Sie die tatsächliche Lieferung mit der Baustelle, bevor Sie Daten für Ihre Abrechnung verwenden.

Schritt 4

Materialfelder und Übergabe abstimmen

Für den regulären Pilot vereinbaren wir Ihr eigenes Schema und den Export. Dazu gehören die benötigten Referenzen, der Umgang mit Positionen und das Format für Ihre Weiterverarbeitung. Ein Import in Warenwirtschaft oder Handwerkersoftware muss gesondert abgestimmt werden.

Was wird auf Ihrem Beleg erkannt?

Nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

Ein Beleg ohne Anmeldung
Ihr Original bleibt sichtbar
Keine Kreditkarte

Live-Belegtest starten

Kurz beantwortet

Lieferscheine: Ihre Fragen

Sprechen wir darüber

Funktioniert das mit Lieferscheinen verschiedener Großhändler?

Sie können Lieferantenformate im Live-Belegtest mit Musterbelegen oder dauerhaft geschwärzten Lieferscheinen ohne echte personenbezogene Daten testen. Gemini wählt passende Angaben anhand des Dokuments. Tabellen, Artikelkürzel, Stempel und handschriftliche Ergänzungen können die Erkennung erschweren. Im Pilot stimmen wir die benötigten Felder ab. Die Probiermöglichkeit ist keine Zusage für jedes Lieferantenlayout.

Werden lange Artikeltabellen und mehrseitige Lieferscheine vollständig ausgelesen?

Der Live-Belegtest zeigt bis zu 12 Werte von der ersten Seite. Das ist keine vollständige Erfassung langer Artikeltabellen oder mehrseitiger Lieferungen. Kontrollieren Sie, welche Positionen im Ergebnis enthalten sind. Welche Tabellen und Seiten Sie im regulären Pilot benötigen, wird zusammen mit Schema und Export abgestimmt.

Gleicht Zettelwirtschaft Lieferschein, Bestellung und Rechnung automatisch ab?

Ein automatischer Dreiwegeabgleich ist nicht Bestandteil des Live-Belegtests. Sie können die geprüften Lieferangaben für Ihren eigenen Vergleich nutzen. Bestellte Mengen, Liefermengen, Preise und bereits berechnete Teillieferungen müssen Sie zusammenführen und bewerten. Ein Scan allein prüft weder eine Lieferantenrechnung noch Ihren Wareneingang.

Bucht ein digitalisierter Lieferschein Material ins Lager oder auf die Baustelle?

Nein. Ausgelesene Lieferdaten sind noch keine Lagerbuchung und kein Nachweis für verbautes Material. Rückgaben, Schäden und der tatsächliche Einsatz müssen berücksichtigt werden. Zettelwirtschaft ist kein fertiges Warenwirtschaftssystem. Welche Daten Ihr bestehendes Programm übernehmen kann, klären wir im Pilot anhand des benötigten Exports.

Reicht es, nur auffällige Liefermengen zu kontrollieren?

Heute prüfen Sie alle Werte, die Sie weiterverwenden, am Original. Auch eine unauffällige Zahl kann aus der falschen Spalte stammen oder eine andere Einheit haben. Langfristig soll sich die Prüfung auf Ausnahmen beschränken. Diese Arbeitsweise ist ein Entwicklungsziel und keine heute zugesagte automatische Freigabe von Lieferdaten.

Auch auf Ihrem Schreibtisch?

Mit Ihren Belegen. In Ihrem Betrieb.

Passt das in Ihren Alltag?

Wir schauen gemeinsam auf Ihre Zettel, Ihre Abläufe und den Weg in Ihre Abrechnung.

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