Zettelwirtschaft.Beleg testen

Weniger Abtippen im Handwerksbüro

Rapportzettel digitalisieren

Was wurde beim Kunden erledigt, welches Material kam zum Einsatz und was ist noch offen? Wenn Sie Rapportzettel digitalisieren, zählt der Zusammenhang zwischen diesen Angaben. Zettelwirtschaft liest Werte aus Arbeitsberichten und zeigt Fundstellen für Ihren Abgleich. Als Inhaber oder Meister können Sie damit prüfen, was für die Abrechnung vorliegt und wo Rückfragen nötig sind. Das ist etwa bei SHK-Kundendiensteinsätzen, Elektroreparaturen und zusätzlichen Malerarbeiten relevant.

Live-Belegtest starten Vorbereitete Beispieldemo

Für den Live-Belegtest: nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

  • Ein Beleg ohne Anmeldung
  • Ihr Original bleibt sichtbar
  • Keine Kreditkarte

Die Aufgabe hinter dem Zettel

Was ist erledigt, was bleibt offen?

Auf einem Kundendienstzettel stehen die ausgeführte Reparatur, anderthalb Stunden Arbeit und ein Ersatzteil. Am Rand wurde ein weiterer Mangel notiert. Beim Abtippen muss Ihr Büro unterscheiden, was erledigt wurde und was erst angeboten werden soll. Ein Scan macht diese Angaben sichtbar, ordnet aber eine Randnotiz nicht verbindlich als Zusatzauftrag ein. Auch Preise, Beauftragung und fehlende Bestätigungen ergeben sich nicht allein aus dem ausgelesenen Text.

Diese Angaben können auf Ihrem Beleg stehen

  • Rapportnummer oder Auftragsnummer
  • Kunde und Einsatzort, soweit angegeben
  • Datum des Einsatzes
  • Mitarbeitername oder Kürzel
  • Beschreibung der ausgeführten Arbeit
  • Notierter Zeitaufwand
  • Materialbezeichnung mit Menge und Einheit
  • Vermerke zu Zusatzarbeiten oder offenen Punkten

Diese Liste zeigt mögliche Angaben. Der Live-Belegtest wählt die Felder passend zu Ihrem Dokument aus. Im regulären Pilot stimmen wir Ihr eigenes Schema und den Export ab.

Für die weitere Bearbeitung

Leistung, Zeit und Material zusammen prüfen

Weniger erneut erfassen, fehlende Angaben klären und die Abrechnung auf eine vollständigere Grundlage stellen.

Leistung und Aufwand zusammen prüfen

Prüfen Sie Arbeitsbeschreibung, Stunden und Material im Bezug zum selben Einsatz. Die ausgelesenen Werte können das erneute Erfassen vorbereiten. Im Pilot stimmen wir ab, welche Angaben Ihr Büro für die Weiterverarbeitung benötigt.

Zusatzarbeiten vor der Rechnung klären

Ein Vermerk wie zusätzliche Steckdose oder zweite Anfahrt verdient einen bewussten Abgleich. Die Fundstelle hilft Ihnen, den Wortlaut nachzusehen. Ob die Arbeit beauftragt, ausgeführt und abrechenbar ist, klären Sie anhand Ihrer Auftragsunterlagen.

Rückfragen am konkreten Eintrag stellen

Wenn eine Menge oder Tätigkeitsbeschreibung unklar bleibt, können Sie sich beim Nachfragen auf die Stelle im Rapport beziehen. Das hilft, fehlende Angaben für eine vollständigere Abrechnungsgrundlage zusammenzutragen. Die KI ersetzt weder den Monteurbericht noch Ihre fachliche Freigabe.

So gehen Sie vor

Vom Arbeitsbericht zum abgestimmten Ablauf

Beginnen Sie mit einer lesbaren ersten Seite. Der Live-Belegtest zeigt bis zu 12 Werte und ersetzt keine vollständige Verarbeitung Ihres Belegstapels.

Schritt 1

Einen Rapport für den Test vorbereiten

Verwenden Sie einen Musterbericht oder einen dauerhaft geschwärzten Rapport ohne echte personenbezogene Daten. Tätigkeit, Zeit, Material und unbedenkliche Randnotizen sollten auf der ersten Seite lesbar bleiben. Die Beispiele auf dieser Seite sind fiktive Einträge.

Schritt 2

Passende Angaben auslesen lassen

Im Live-Belegtest ohne Anmeldung wählt Google Gemini die Felder passend zu Ihrer hochgeladenen Datei. Sie erhalten bis zu 12 Werte von der ersten Seite mit Fundstellen, keine zugesagte Vollerfassung aller Positionen. In der vorbereiteten Beispieldemo prüfen Sie stattdessen fiktive Werte ohne eigenen Upload.

Schritt 3

Ausgeführt und offen auseinanderhalten

Vergleichen Sie die Werte mit dem Original. Kontrollieren Sie Mengen, Einheiten und den Wortlaut der Tätigkeit. Klären Sie, ob eine Randnotiz eine erledigte Leistung, einen Kundenwunsch oder eine noch offene Arbeit beschreibt.

Schritt 4

Ihren Rapportablauf für den Pilot festlegen

Wir stimmen Ihr eigenes Schema und den Export mit Ihnen ab. Besprochen werden etwa mehrere Leistungspositionen, Materialzeilen und die Übergabe an Ihre Auftragsbearbeitung. Eine fertige Verbindung zu Ihrer Handwerkersoftware wird nicht vorausgesetzt.

Was wird auf Ihrem Beleg erkannt?

Nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

  • Ein Beleg ohne Anmeldung
  • Ihr Original bleibt sichtbar
  • Keine Kreditkarte
Live-Belegtest starten

Kurz beantwortet

Rapportzettel: Ihre Fragen

Sprechen wir darüber
Was unterscheidet einen Rapportzettel von einem Stundenzettel?

Ein Stundenzettel hält vor allem fest, wer wann gearbeitet hat. Ein Rapportzettel beschreibt typischerweise zusätzlich die Leistung beim Kunden, Material und besondere Umstände. Er kann im Betrieb auch Arbeitsbericht, Montagebericht oder Regiezettel heißen. Entscheidend ist, welche Angaben Ihr konkreter Beleg enthält und was Ihr Büro daraus benötigt.

Kann die KI handschriftliche Kürzel aus meinem Gewerk verstehen?

Sie können solche Kürzel auf Musterbelegen oder dauerhaft geschwärzten Rapporten ohne echte personenbezogene Daten testen. Ein Kürzel kann je nach Mitarbeiter oder Gewerk Unterschiedliches bedeuten. Gleichen Sie den Text mit der Fundstelle ab und lassen Sie unklare Formulierungen von Ihrem Team erläutern. Im Pilot besprechen wir typische Begriffe und benötigte Felder. Eine fehlerfreie Auflösung aller Kürzel ist nicht zugesagt.

Werden alle Material- und Leistungspositionen übernommen?

Der Live-Belegtest ist auf die erste Seite und bis zu 12 Werte begrenzt. Ein Rapport mit vielen Positionen oder Folgeseiten wird damit nicht vollständig abgebildet. Die Feldliste auf dieser Seite zeigt mögliche Inhalte für die Abstimmung. Den Umfang der Positionserfassung und das Exportformat vereinbaren wir für Ihren regulären Pilot.

Wird aus dem gescannten Rapport automatisch eine fertige Rechnung?

Nein. Sie müssen Leistungen, Mengen, Preise und Beauftragung prüfen. Auch eine sichtbare Unterschrift wird durch das Auslesen nicht auf Echtheit oder Bedeutung geprüft. Ein Scan allein bestätigt keine Kundenfreigabe. Zettelwirtschaft bereitet Angaben für Ihren weiteren Ablauf vor und ersetzt kein ERP oder Rechnungsprogramm.

Kann ich künftig nur unklare Rapporte prüfen?

Die Prüfung auf Ausnahmen zu begrenzen ist das langfristige Ziel. Heute gleichen Sie alle Werte, die Sie übernehmen, mit dem Original ab. Ob eine Leistung fachlich stimmt und abgerechnet werden soll, bleibt eine Entscheidung Ihres Betriebs. Für den Pilot stimmen wir ab, welche Angaben und Prüfungen Ihr Ablauf braucht.

Auch auf Ihrem Schreibtisch?

Mit Ihren Belegen. In Ihrem Betrieb.

Passt das in Ihren Alltag?

Wir schauen gemeinsam auf Ihre Zettel, Ihre Abläufe und den Weg in Ihre Abrechnung.

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