Weniger Abtippen im Handwerksbüro

Stundenzettel digitalisieren

Wer hat wann auf welcher Baustelle gearbeitet? Wenn Sie Stundenzettel digitalisieren, sollen diese Angaben aus dem Papier in nutzbare Felder gelangen. Zettelwirtschaft liest Werte aus Ihrem Zettel und zeigt dazu Fundstellen im Original. Sie prüfen die Angaben, bevor Sie sie weiterverwenden. Für Ihren Elektro-, Maler- oder SHK-Betrieb geht es um weniger manuelles Abtippen und eine vollständigere Grundlage für die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Aufträgen.

Live-Belegtest starten Vorbereitete Beispieldemo

Für den Live-Belegtest: nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

Ein Beleg ohne Anmeldung
Ihr Original bleibt sichtbar
Keine Kreditkarte

Die Aufgabe hinter dem Zettel

Welche Stunde gehört zu welchem Auftrag?

Eine Monteurin beginnt beim Kundendienst, fährt zur nächsten Baustelle und notiert beide Einsätze auf einem Blatt. Im Büro müssen Name, Datum, Auftrag und Zeiten wieder erfasst werden. Eine Zahl kann zur Pause gehören, eine andere zur Fahrt. Fehlt die Auftragsnummer, lässt sie sich auch aus einem scharfen Scan nicht sicher ableiten. Das Foto bewahrt den Zettel. Für eine brauchbare Stundenübersicht müssen Sie zusätzlich klären, welche Zeit zu welchem Einsatz gehört und ob Angaben fehlen.

Diese Angaben können auf Ihrem Beleg stehen

Mitarbeitername oder Kürzel, soweit vermerkt
Datum oder ausgewiesener Zeitraum
Auftragsnummer und Baustelle
Arbeitsbeginn und Arbeitsende
Notierte Pause
Ausgewiesene Arbeitsstunden
Fahrtzeit, wenn gesondert angegeben
Tätigkeit oder Einsatzbeschreibung

Diese Liste zeigt mögliche Angaben. Der Live-Belegtest wählt die Felder passend zu Ihrem Dokument aus. Im regulären Pilot stimmen wir Ihr eigenes Schema und den Export ab.

Für die weitere Bearbeitung

Arbeitszeiten für Ihr Büro vorbereiten

Weniger erneut erfassen, fehlende Angaben klären und die Abrechnung auf eine vollständigere Grundlage stellen.

Weniger Zeiten erneut eintippen

Die ausgelesenen Angaben geben Ihnen einen Ausgangspunkt für die Prüfung. Im Pilot stimmen wir ab, welche Zeitfelder Sie benötigen und wie die geprüften Werte in Ihre weitere Erfassung passen. Wie viel Nacharbeit bleibt, zeigt sich an Ihren Zetteln.

Auftragsbezug gezielt prüfen

Beim Abgleich von Datum, Mitarbeiter und Baustelle können Sie fehlende Zuordnungen ansprechen, bevor Sie Stunden weitergeben. So lässt sich eine vollständigere Abrechnungsgrundlage vorbereiten. Einen fehlenden Auftrag oder einen unklaren Einsatz muss Ihr Betrieb ergänzen.

Zahlen im Zusammenhang sehen

Fundstellen helfen Ihnen nachzusehen, ob eine Angabe zu Arbeitsbeginn, Pause oder Stunden gehört. Auch eine plausibel wirkende Zahl braucht diesen Abgleich. Ausgelesene Stunden sind noch keine geprüfte Lohn- oder Kundenabrechnung.

So gehen Sie vor

Vom Stundenzettel zur geprüften Erfassung

Beginnen Sie mit einer lesbaren ersten Seite. Der Live-Belegtest zeigt bis zu 12 Werte und ersetzt keine vollständige Verarbeitung Ihres Belegstapels.

Schritt 1

Einen Stundenzettel für den Test vorbereiten

Nutzen Sie einen Musterbeleg oder einen dauerhaft geschwärzten Stundenzettel ohne echte personenbezogene Daten. Spaltenüberschriften, fiktive Einsätze und Pausen sollten auf dem Foto oder Scan gut lesbar sein; nehmen Sie die vollständigen Ränder mit auf.

Schritt 2

Den Live-Belegtest ohne Anmeldung starten

Im Live-Belegtest liest Google Gemini Ihre hochgeladene Datei aus: passende Felder, bis zu 12 Werte von der ersten Seite und Fundstellen. Die Feldliste hier zeigt mögliche Angaben, keine zugesagte Vollerfassung eines Wochenstapels. Die vorbereitete Beispieldemo zeigt dagegen die Prüfung fiktiver Werte ohne eigenes Hochladen.

Schritt 3

Zeitangaben am Original prüfen

Gleichen Sie jeden übernommenen Wert mit dem Zettel ab. Prüfen Sie besonders Pausen, Kommas, Mitarbeiterkürzel und die Zuordnung zu mehreren Baustellen. Klären Sie fehlende Angaben mit Ihrem Team, bevor Sie die Stunden verwenden.

Schritt 4

Stundenfelder und Export abstimmen

Im regulären Pilot legen wir mit Ihnen das eigene Erfassungsschema und den Export fest. Dazu gehören die benötigten Spalten, der Umgang mit mehreren Einsätzen und Ihr Ziel für die Weiterverarbeitung, beispielsweise eine bestehende Excel-Tabelle.

Was wird auf Ihrem Beleg erkannt?

Nur Musterbelege oder dauerhaft geschwärzte Belege ohne echte personenbezogene Daten.

Ein Beleg ohne Anmeldung
Ihr Original bleibt sichtbar
Keine Kreditkarte

Live-Belegtest starten

Kurz beantwortet

Stundenzettel: Ihre Fragen

Sprechen wir darüber

Ist Stundenzettel digitalisieren dasselbe wie digitale Zeiterfassung?

Hier werden bereits ausgefüllte Zettel ausgelesen und geprüft. Ihr Team kann zunächst weiter auf Papier schreiben. Eine Zeiterfassungs-App, in der Beschäftigte Arbeitsbeginn und Pausen direkt buchen, hat einen anderen Ablauf. Zettelwirtschaft ist kein fertiges System für Schichtplanung, Zeitkonten oder Lohnabrechnung.

Kann ich handschriftliche Stundenzettel und eigene Vorlagen testen?

Ja, im Live-Belegtest mit Musterbelegen oder dauerhaft geschwärzten Zetteln ohne echte personenbezogene Daten. Auch eigene Vordrucke sind probierbar. Die Erkennung hängt unter anderem von Schrift, Bildqualität und Tabellenaufbau ab. Kürzel, überschreibende Korrekturen und eng stehende Zahlen können falsch gelesen werden. Eine feste Trefferquote gibt es nicht.

Liest der Live-Belegtest einen ganzen Wochenzettel mit allen Zeilen aus?

Der Live-Belegtest verarbeitet die erste Seite und liefert bis zu 12 Werte. Bei einem Wochenzettel mit vielen Zeilen ist das nur ein Ausschnitt. Prüfen Sie, welche Tage und Einträge enthalten sind. Für den Pilot besprechen wir Ihre wiederkehrenden Vorlagen, den benötigten Umfang und das passende Schema gesondert.

Werden Pausen, Fahrtzeiten und abrechenbare Stunden automatisch berechnet?

Der Live-Belegtest liest vorhandene Angaben aus. Er entscheidet nicht, welche Zeiten Ihr Betrieb vergütet oder dem Kunden berechnet. Rechnen Sie Zeitspannen und Summen nach und klären Sie fehlende Pausen oder Fahrten. Regeln für die weitere Verarbeitung und den Export werden im Pilot abgestimmt; ein Scan allein ersetzt diese Entscheidungen nicht.

Muss ich heute jeden ausgelesenen Wert prüfen?

Ja. Prüfen Sie heute alle Werte, die Sie weiterverwenden, am Original. Eine Fundstelle erleichtert den Abgleich, bestätigt aber keine Richtigkeit. Langfristig soll sich die Prüfung auf Ausnahmen konzentrieren. Das ist ein Entwicklungsziel und keine heute verfügbare automatische Freigabe Ihrer Stunden.

Auch auf Ihrem Schreibtisch?

Mit Ihren Belegen. In Ihrem Betrieb.

Passt das in Ihren Alltag?

Wir schauen gemeinsam auf Ihre Zettel, Ihre Abläufe und den Weg in Ihre Abrechnung.

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